No entanto, a maioria das empresas não tem orçamento para investir em armazenamento em rede ou em grandes servidores, que é o que as empresas de maior dimensão utilizam para transferir informações e criar uma cópia de segurança das informações de que dependem para efetuar as suas operações.

As empresas mais pequenas têm um orçamento limitado.  Quando a maioria se depara com uma catástrofe, parece que nunca recupera e, normalmente, vai à falência.  As catástrofes do passado, como o 11 de setembro ou o temido furacão, mostraram a importância das cópias de segurança e do planeamento de catástrofes.  As empresas que planearam as coisas e protegeram os seus dados sobreviveram a estas catástrofes, enquanto as que não o fizeram foram à falência.

Existem várias formas de proteger os seus dados e de os manter seguros.  Uma das formas mais populares e mais fáceis de proteger os seus dados é através de um servidor.  Os servidores são ótimos tanto para as grandes como para as pequenas empresas e protegem os dados da sua empresa.  No entanto, tendem a ser caros, com o servidor mais popular, Microsoft, a começar por cerca de 3.000 €.  

Ao contrário de outras opções, os servidores fornecem-lhe um sistema seguro e protegido para armazenar todos os dados da sua empresa.  Pode definir a permissão dos seus ficheiros para impedir qualquer acesso não autorizado, de modo a manter os seus ficheiros seguros.  Quando se utilizam servidores, a maioria das perdas resulta de uma eliminação acidental ou de funcionários chateados com a gestão da empresa e decidem entrar no servidor e apagar ficheiros.

Ao utilizar um servidor, os seus dados serão armazenados numa localização central e não estarão espalhados por diferentes computadores da sua rede.  Os servidores são muito fáceis de utilizar e mantêm os seus ficheiros limpos e organizados - num único local.  Desta forma, não tem de andar à procura dos seus dados por todo o lado, pode procurar no servidor e encontrar tudo o que precisa.

Outra forma de manter os seus dados seguros é através de CDs, DVDs e até discos rígidos externos.  Se estiver a utilizar qualquer um destes métodos, deve sempre fazer uma cópia de segurança das suas informações no final de cada dia.  Uma vez que as catástrofes são completamente imprevisíveis, a realização de cópias de segurança todos os dias garante a sua proteção em caso de ocorrência.  

Se estiver a fazer cópias de segurança em suportes de CD ou DVD, deve colocar sempre os discos num local seguro, de preferência num cofre à prova de fogo.  Desta forma, se o escritório se incendiar, terá os seus discos de cópia de segurança protegidos.  Deve sempre adicionar as novas cópias de segurança ao cofre no final de cada dia de trabalho, para que as tenha amanhã, se precisar delas.

Também pode armazenar os seus dados e informações fora do local.  Esta é uma opção altamente recomendada, uma vez que paga uma taxa mensal fixa e uma empresa armazena as suas informações. A maioria tem cofres e servidores seguros para os seus dados, o que garante proteção contra acidentes ou perigos não autorizados.  Não precisa de se preocupar com os seus dados ao utilizar estes serviços, uma vez que eles farão a proteção por si.

Independentemente do método que utilizar para proteger as suas informações, deve sempre certificar-se de que tem um plano.  Os dados corporativos são muito importantes e essenciais para o sucesso, e é por isso que deve considerar imediatamente se ainda não tem um plano.  Se souber que os seus dados estão seguros e protegidos contra perigos e acessos não autorizados, terá a tranquilidade de saber que os seus dados estarão disponíveis sempre que precisar deles.